Hoe maak je een retroplanning? Betekenis, voorbeeld en stappenplan

Een retroplanning leren maken? Ik leer je hoe het moet! Als projectmanager (ook al ben je je eigen projectmanager zoals ik voor je eigen bedrijf als solopreneur) is het belangrijk om een planning te hebben die je helpt om je project op tijd en binnen het budget af te ronden. Een retroplanning kan een handige tool zijn om dit te bereiken. Maar wat is een retroplanning precies en hoe maak je er een?

Wat is een retroplanning?

Een retroplanning is een planning die begint bij de dag van het evenement of de deadline en terugwerkt naar de beginfase van het project.

Het idee hierachter is dat je door vanuit het eindpunt te redeneren een realistische planning kunt maken waarin alle taken en mijlpalen zijn opgenomen. Het kan je helpen om te identificeren welke taken prioriteit hebben en welke afhankelijk zijn van andere taken.

Retroplanning… zegt me niks, hoe wordt dat nog genoemd?

• achteruit plannen
• projectplanning
• deadline planning
• launch planning
• tijdsplanning
• mijlpalen bepalen
• planning voor ondernemers
• planning maken in Notion
• projectmanagement planning

Hoe start je aan een retroplanning maken?

Om een retroplanning te maken, moet je eerst een lijst maken van alle taken die nodig zijn om het project te voltooien. Vervolgens moet je deze taken in de juiste volgorde plaatsen en bepalen hoe lang elke taak duurt. Onthou: je start met de einddatum of deadline.

Tot slot moet je de taken op de tijdlijn plaatsen en de afhankelijkheden (dependencies) tussen de taken identificeren. Met deze informatie kun je een realistische retroplanning maken die je helpt om je project op tijd af te ronden.

Wanneer gebruik je een retroplanning?

Een retroplanning is een planningsmethode die wordt gebruikt om een project te organiseren en uit te voeren, waarbij de focus ligt op het bereiken van een specifieke einddatum. In tegenstelling tot de traditionele planning, waarbij je begint bij de startdatum van het project, begint een retroplanning bij de einddatum van het project en werk je terug naar de startdatum.

Deze methode wordt vaak gebruikt bij evenementenplanning, omdat het belangrijk is om te weten wanneer het evenement plaatsvindt en om ervoor te zorgen dat alle taken op tijd worden afgerond. Het is ook handig bij projecten waarbij de einddatum cruciaal is, zoals bij de lancering van een nieuw product of de opening van een nieuwe locatie.

De retroplanning is een handig hulpmiddel om te zorgen dat alle taken op tijd worden afgerond en dat er geen belangrijke stappen worden overgeslagen. Het biedt een overzicht van alle taken en de tijd die nodig is om ze uit te voeren. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat je op schema blijft en dat het project op tijd wordt afgerond.

Een retroplanning is handig voor:

• launches,
• webinars,
• events,
• workshops,
• examens,
• verhuisprojecten,
• verbouwingen,
• contentplanning,
• productlanceringen,
• bruiloften,
• grote projecten,
• ondernemingsdoelen.

Waarom een retroplanning gebruiken?

Eerst en vooral helpt een retroplanning je om je doelgericht te organiseren. Je begint bij het einde en werkt terug naar het begin, waardoor je een duidelijk beeld hebt van wat er gedaan moet worden en wanneer. Dit helpt je om prioriteiten te stellen en te zorgen dat je op tijd klaar bent.

Ten tweede helpt een retroplanning je om realistische deadlines te stellen. Door terug te werken vanaf de deadline, kun je beter inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor elke fase van het project. Dit voorkomt dat je te optimistisch bent over wat er gedaan kan worden in een bepaalde tijd en dat je uiteindelijk in tijdnood komt.

Ten derde helpt een retroplanning je om beter te communiceren met anderen die betrokken zijn bij het project. Door een duidelijk overzicht te hebben van wat er gedaan moet worden en wanneer, kun je makkelijker taken verdelen en afspraken maken over deadlines. Dit voorkomt misverstanden en zorgt dat iedereen op dezelfde pagina zit.

Stappen om een retroplanning te maken (stappenplan)

Als je een retroplanning wilt maken voor je project, zijn er enkele stappen die je moet volgen om ervoor te zorgen dat je planning effectief is. Hier zijn de stappen die ik volg om een retroplanning te maken:

Stap 1: Bepaal het einddoel

Voordat je begint met het maken van een retroplanning, moet je het einddoel van je project bepalen. Dit doel moet duidelijk en specifiek zijn, zodat je weet wat je wilt bereiken met het project. Het einddoel is de basis voor de rest van de planning. Hierbij is een deadline of datum vaak cruciaal.

Gebruik hier ook een definition of done: zo weet je wanneer het écht klaar en opgeleverd is naar jouw normen.

Stap 2: Maak een lijst van taken

Maak een lijst van alle taken die moeten worden uitgevoerd om het einddoel te bereiken. Gebruik infinitief werkwoorden om acties te beschrijven, bijvoorbeeld: “Bouw een team”.

Zorg ervoor dat je alle taken opschrijft, zelfs de kleinste taken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een Excel-sheet of een projectmanagementtool zoals Notion.

Stap 3: Orden de taken (vergeet je afhankelijkheden niet!)

Orden de taken in de juiste volgorde. Bepaal welke taken afhankelijk zijn van andere taken en welke taken tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd. Dit helpt je om een realistische planning te maken.

Stap 4: Bepaal de duur van elke taak

Bepaal hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Dit helpt je om de totale duur van het project te bepalen. Het is belangrijk om realistisch te zijn bij het bepalen van de duur van elke taak.

Hou rekening met onvoorziene omstandigheden en onverwachte vertragingen. Oftewel: bouw een flinke marge in!

Stap 5: Maak de retroplanning

Met alle informatie die je hebt verzameld, kun je nu de retroplanning maken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een Gantt-chart.

In de retroplanning zie je welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd, door wie en hoe lang elke taak duurt. Met de retroplanning heb je een overzicht van het hele project en kun je zien of het haalbaar is om het einddoel te bereiken binnen de gestelde tijd. Je krijgt ook gelijk een overzicht van gevoelige dependencies zoals copywriting, goedkeuringen van legal, grafische designs…

Voorbeeld retroplanning

Ik maak zelf heel regelmatig een retroplanning, dus ik neem je graag mee in mijn persoonlijke planmethode om een retroplanning te maken. Dit is een klein (fictief) voorbeeldje van een retroplanning voor een online cursus. Vaak kan je dit nog véél gedetailleerder maken.

Datum	Taak
1 september	Launch nieuwe cursus
25 augustus	Content inplannen
20 augustus	E-mails schrijven
15 augustus	Salespagina af
10 augustus	Webinar opnemen
1 augustus	Slides maken

Hoe maak je een retroplanning in Notion?

Gebruik bijvoorbeeld:

• een database voor projecten,
• een database voor taken,
• deadline properties,
• prioriteiten,
• afhankelijkheden,
• een formule voor “dagen tot deadline”.
• zet alles in een kalenderview

Het kan dus zéker, een retroplanning in Notion maken, ik doe het zelf ook in mijn eigen Notion templates.

Extra tips voor het maken van een retroplanning

Als je een retroplanning maakt, is het belangrijk om rekening te houden met verschillende factoren. Hier zijn enkele tips die kunnen helpen bij het maken van een succesvolle retroplanning:

Tip 1: Wees realistisch

Het is belangrijk om realistisch te zijn bij het plannen van een retroplanning. Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt voor elke fase en dat je realistische deadlines stelt. Het is beter om iets meer tijd te nemen dan om te weinig tijd te hebben en in de problemen te komen.

Tip 2: Houd rekening met onverwachte gebeurtenissen

Het is onvermijdelijk dat er zich onverwachte gebeurtenissen voordoen tijdens het plannen van een evenement: ziekte, vakanties, te veel workload…  Zorg ervoor dat je voldoende tijd inplant voor onvoorziene omstandigheden en dat je altijd een plan B hebt voor het geval er iets misgaat.

Tip 3: Zorg voor voldoende buffertijd

Het is belangrijk om voldoende pauzes én buffers in te plannen tijdens het maken van een retroplanning. Dit kan helpen stress te verminderen.

Tip 4: Wees flexibel en stuur bij

Een retroplanning is een plan, geen wet. Het is belangrijk om flexibel te blijven en om aanpassingen te maken wanneer dat nodig is. Als er iets verandert, pas dan je planning aan en zorg ervoor dat je nog steeds op schema blijft.

Veelgemaakte fouten bij het maken van een retroplanning

Bij het maken van een retroplanning zijn er een aantal veelgemaakte fouten die je moet vermijden. Zeker als ondernemer en al hélemaal als solopreneur, zitten hier sowieso fouten tussen die je zal maken. Eerlijk: ik spreek uit ervaring! Ik maakte eigenlijk zelf altijd elke fout hieronder, tot ik mezelf aanleerde om veel betere planningen te maken.

Hieronder vind je een aantal van deze fouten:

• te veel taken inplannen
• geen rekening houden met onverwachte gebeurtenissen
• geen pauzes inplannen
• geen rekening houden met flexibiliteit

Fout 1: Te veel taken inplannen

Een van de meest voorkomende fouten bij het maken van een retroplanning is het inplannen van te veel taken. Het is belangrijk om realistisch te zijn over wat je kunt bereiken binnen een bepaalde periode. Het is beter om minder taken in te plannen en deze goed uit te voeren, dan te veel taken in te plannen en deze half af te maken. Kijk ook of je bepaalde taken kunt uitbesteden.

Fout 2: Geen rekening houden met onverwachte gebeurtenissen

Een andere veelgemaakte fout bij het maken van een retroplanning is het geen rekening houden met onverwachte gebeurtenissen. Het is belangrijk om flexibel te zijn en ruimte te laten voor onvoorziene omstandigheden. Zo voorkom je dat je planning in de war raakt door bijvoorbeeld ziekte of technische problemen.

Fout 3: Geen pauzes inplannen

Een derde veelgemaakte fout is het niet inplannen van pauzes. Het is belangrijk om regelmatig pauzes te nemen om jezelf op te laden en productief te blijven. Door pauzes in te plannen voorkom je dat je oververmoeid raakt en je planning niet meer kunt volgen.

Fout 4: Geen rekening houden met flexibiliteit

Een laatste veelgemaakte fout bij het maken van een retroplanning is het geen rekening houden met flexibiliteit. Het is belangrijk om ruimte te laten voor veranderingen en aanpassingen in je planning. Zo kun je snel reageren op nieuwe ontwikkelingen en je planning hierop aanpassen.

Hoe doe ik dit zelf?

Heel belangrijk: hoe doe ik dit nu zelf? Ik maak mijn retroplanningen eigenlijk zelf altijd in Notion, maar daarvoor maakte ik ze altijd in Excel. Je kunt ze zelf maken met post-its: dat doe ik als het echt veel stappen zijn. Is een erg fijn startpunt, want dan kan je nog heel erg gemakkelijk to do’s en data van plaats verwisselen. 

Nog meer bijleren over planning? 

Veelgestelde vragen