Hoe je boekhouding automatiseren?
Stel je voor, nog maar amper werk hebben aan je boekhouding iedere maand. Heerlijk, toch? Dit zijn mijn eigen tips!
Ben jij iedere maand of kwartaal letterlijke uuuuren kwijt aan het op orde stellen van je boekhouding? Het is een noodzakelijk kwaad, maar moet natuurlijk wel gebeuren. Ik geef je graag mijn persoonlijke tips mee om je boekhouding zo veel mogelijk te automatiseren. Wist je dat ik iedere maand maar een uurtje bezig ben aan mijn eigen boekhouding, hoewel ik tientallen klanten en facturen per maand heb? Lees snel mijn tips!
Foto: Photo by Katie Harp on Unsplash
Voorbereidingen
Voordat je gaat beginnen aan het automatiseren van je boekhouding, zet je best eerst enkele dingen op orde. Dat zal ervoor zorgen dat je een vliegende start kan nemen!
- maak een mailadres aan, alleen voor je inkomende facturen/bestellingen (of maak een map ervoor aan in je Google Drive,… of andere cloudapplicaties)
- lijst op welke stappen jij iedere maand zelf moet nemen om je boekhouding in orde te maken
Tools om je boekhouding te automatiseren
Hoe ziet het er bij mij uit? Wel, ik gebruik zelf deze tools:
Stap 1: Google Drive
In mijn Google Drive account, maak ik iedere maand een nieuwe map aan. Ik wil namelijk niet alleen mijn boekhouding in een tool hebben staan, ik wil al mijn inkomende en uitgaande facturen ook nog zélf in de cloud hebben staan.
De structuur van die map ziet er zo uit:
2023- Q3
– Inkomende facturen
– Uitgaande facturen
– Credit card afschriften
TIP: ik heb hiervoor altijd een lege template klaarstaan, zo hoef ik die alleen nog maar te kopiëren en de naam van de map te veranderen.
Stap 2: Facturatietool Billit
Een van de belangrijkste tools waar ik mee werk om facturen te maken, is Billit. Ondertussen gebruik ik hun software al bijna 2 jaar en ik ben er nog steeds heel erg blij mee. In deze tool stel ik offertes op én maak ik mijn facturen. Die facturen worden ook automatisch doorgestuurd naar mijn andere boekhoudtool Oki-Oki, daar lees je zo meer over.
Handig: je kan dus offertes maken en die later omzetten in facturen (of deelbetalingen). Niet iedere klant wil een factuur op het einde van de maand, sommigen willen die liever gelijk. Daarom maak ik ook asap de facturen op in de tool. Of het nu is om gelijk te verzenden, of pas op het einde van de maand, alles staat in draft. Zo vergeet ik ook geen klanten een factuur te sturen.
Stap 3: Webwinkelfacturen – tool voor webshops
Billit is via Webwinkelfacturen gekoppeld aan de webshop die onder Contentagious hangt (met Woocommerce gemaakt). Zodra ik dus een verkoop heb in die webshop (en die is B2B-gericht, daar moét ik dus facturen voor maken), komt die factuur gelijk in mijn facturatietool, mét de juiste nummering & opmaak. Chéck!
Stap 4: Oki-Oki
Oh, dit is echt een van mijn favoriete tools om mee te werken. Oki-Oki is namelijk gekoppeld aan mijn Google Drive en aan mijn billit. Daar zie je in één blik welke facturen nog niet gekoppeld zijn aan je uitgaven.
Heel handig voor mij als online ondernemer: je kan hier ook je zakelijke credit card aan koppelen en die uitgaven boeken. Voor mij een van dé grootste selling points om deze tool te gaan gebruiken.
Mijn uitgaande facturen worden automatisch via Billit in de tool gehaald. En mijn Google Drive (met inkomende facturen), is ook weer gekoppeld met Oki-Oki. Alles wat de tool dus zelf tegen elkaar kan afboeken van kosten en factuur, doet het vanzelf. Echt, héérlijke tool!
Het boekhoudkantoor waar ik mee samenwerk, heeft ook toegang tot deze tool. Zo hebben zij zo goed als real-time toegang tot mijn boekhouding, en ik probeer ook om iedere vrijdag mijn boekhouding te updaten. Dat kost mij een kwartiertje per week en iedere vrijdag maak ik daar eventjes tijd voor vrij in mijn vrijdag-reset-routine.
Routine
Het is voor mij echt een routine geworden, zodra ik iets aankoop en de factuur ontvang, zet ik het zo snel mogelijk in mijn Google Drive. En als ik toch een keertje te druk ben, regel ik dat sowieso op vrijdag.
Wat met papieren en bonnetjes?
Ah, geen nood. Ook met papieren en bonnetjes weten deze tools wel raad. Ik krijg niet zo héél vaak papieren facturen of bonnetjes die ik moet verwerken, maar als dat wel zo is, maak ik er foto’s van. Daarna maak ik een PDF van die foto’s (als het om meerdere pagina’s gaat, anders gaat de image zo mijn Google Drive in) en zet ik die ook in mijn Google Drive. Zo wordt het opgepikt door Oki-Oki en verwerkt.
Hoeveel kost dit?
Klinkt waarschijnlijk als een erg dure grap he, dat automatiseren? Maar weet je, dat valt eigenlijk heel erg goed mee!
Google Drive: gratis
Billit: ik betaal per jaar 99,83 euro (incl BTW) (hangt af van het aantal facturen, ik heb nu het pakket voor 25 facturen per maand – inkomend en uitgaand) (prijzen vind je hier)
Oki-Oki: voor mij zit Oki-Oki mee in het pakket dat ik bij mijn boekhoudkantoor afneem, maar als ik het apart zou moeten kopen, zou het mij 18,99 euro (excl BTW) kosten per maand. (hangt af van het aantal facturen en aantal rekeningen die je wil koppelen. Als je een zichtrekening én een credit card wil koppelen, telt dat als 2) (prijzen)
Tip: betaal tools die je sowieso een heel jaar lang zal gebruiken, ook altijd per jaar. Dat scheelt veel qua kosten, maar ook qua aantallen facturen (als je zoals ik vaak per aantal facturen betaalt bij je boekhoudkantoor of voor je tools). Lees nog meer handige tips in mijn artikel over je minimalisme in je bedrijf.
En Accountable?
Ik heb trouwens, voor ik een vennootschap had, als eenpersoonszaak ook nog Accountable gebruikt. Ik vond dat ook een héél fijne tool, maar als vennootschap kon ik hen helaas niet meer gebruiken.
